”Vi har en grupp som ska införa nya arbetsrutiner på avdelningen, vill någon vara med?”
Om du fått denna fråga på ett APT möte, skulle du tacka ja direkt? Skulle du tveka och be om mer information? Eller skulle du tacka nej? De flesta skulle säkert vilja ha lite mer fakta om vad jobbet innebär, tidsomfattningen och vad de vinner på att vara med för att säga ja! Alltså lite tydligare och mer motiverande presentation av uppdraget. Många verksamheter har delegerat ansvaret med att utveckla och driva på förändringar från chefer, till andra personer internt som får en ledande roll. De får ansvar, men inte samma mandat och befogenheter som en chef. För att få medarbetare och kollegor att bidra behöver ledarna kunna följande:
- Bygga förtroende
- Skapa förståelse
- Påverka andra
Jag är trygg i min kunskap som biomedicinsk ingenjör, men inte som talare!
Jag utbildade nyligen på ett sjukhus i Stockholm. Deltagarna var läkare, specialister, sjuksköterskor, områdesansvariga, samordnare och en biomedicinsk ingenjör. Alla är välutbildade inom sina olika befattningar och specialområden, men upplever liknande svårigheter och kommunikativa utmaningar:
- Tydligt informera om förändringar
- Motivera beslut uppifrån
- Förklara nya arbetsmetoder
- Engagera medarbetarna
- Presentera verksamhetens mål
- Äska resurser hos ledningen
- Samarbeta med andra enheter
- Leda APT möten
Många sa i början på vår utbildning att de blir nervösa när de ska tala eller leda ett APT möte. De har svårt att hålla en röd tråd eller fånga kollegornas intresse när de börjar tala. De känner sig osäkra och ber sällan om feedback efteråt. De gör så gott de kan, men har sällan en tydlig uppfattning om deras budskap når fram till kollegor och tolkas på det sättet som de önskar.
Det gäller att snabbt skapa en trygg och inspirerande inlärningsmiljö
När jag kom till sjukhuset på morgonen första dagen var de flesta på plats i god tid och på gott humör. Detta var en utbildning som de efterfrågat och nu var det dags! Samtidigt fanns det en märkbar nervositet hos vissa eftersom ämnet är ”laddat” och 90 % av alla som håller presentationer är nervösa. Om du gillar sport, så vet du att de elitidrottare har utvecklat metoder för att hitta den ”optimala ”anspänningar när de ska tävla för att prestera som bäst. Nedanstående övningar hjälpte deltagarna att uppnå en god känsla och maximal inlärning:
Övning 1 – Intervjua och presentera varandra
Jag skrev upp några frågor på tavlan, tex. ”Vad tycker du är svårast när du ska tala inför andra?”. Parvis med någon de inte känner fick de intervjua varandra om frågorna. Sedan fick en grupp i taget gå upp och presentera den andra inför alla. Denna ”uppvärmningsövning” bryter isen, de lär känna varandra lite bättre och inser att deras egen känsla av nervositet syns inte. Som en svan! Lugn på ytan, men fötterna rör sig snabbt under vattnet. Övningen är en introduktion i ämnet där jag kommenterar tex. vilken god hållning en person har och hur viktigt första intrycket är med kroppsspråk, röst, placering och där deltagarna ofta ställer frågor ”Var ska jag ha händerna? Ska jag titta folk i pannan”. En bra kom i gång övning!
Övning 2 – Berätta om ett ämne som engagerar dig på 1 minut!
För att utvecklas behöver vi tydliga mål att sträva mot. Denna övning hjälper deltagarna att förstå vad en bra presentation är och att den alltid innehåller två delar:
- VAD du ska säga. Innehåll. Är det relevant? Tydligt? Anpassat efter målgrupp?
- HUR du säger det. Ser du engagerad ut? Vad signalerar ditt kroppsspråk? Vilken känsla och attityd förmedlar din röst? Lugn, glad, nervös eller inget alls.
Deltagarna fick 5 minuter att komma på ett ämne som engagerar dem och prata i max 60 sekunder. Det märktes att deras egna prestationskrav började kicka igång, en viss nervositet och allvar infann sig i rummet. Till vissa gav jag rådet att inte bry sig om vad vi skulle tycka om deras ämne, utan fokusera på vad du vill berätta? Varför ämnet engagerar dig?
En efter en gick de fram och presenterade sitt ämne. Alla såg engagerade ut, flera delade med sig av personliga och privata tankar. Mark Twain som skrev Djungelboken har sagt ”Det tar mig två veckor att förbereda ett spontant tal”. Och deras berättelser kändes levande, vi upplevde dem som närvarande och det blev tydligt för alla att när vi pratar om ett ämne, oavsett vad det är, så är det viktigt att vi upplever att det vi förmedlar är betydelsefullt. Vårt kroppsspråk och vår röst förmedlar engagemang och vi blir intressanta att lyssna på!
Övning 3 – ”Ledningen har bestämt att vi ska slå samman två avdelningar till en!”
Syftet i övning 3 var att lära sig fånga mottagarnas intresse, behålla deras uppmärksamhet och ha en tydlig, konkret avslutning. Jag gick igenom två retoriska verktyg som hjälper dem att förbereda sig snabbt och effektivt när de ska kommunicera muntligen:
- Analysera situationen: Vad är ditt ämne? Vem är du? Din målgrupp? Ditt syfte?
- Talstrukturens 5 delar: Inledning-bakgrund-grundtanke-argument-avslutning.
Uppgiften var att välja ett av de ämnen jag skrivit upp på tavlan och presentera det på max 5 minuter, tex. ”Våra två arbetsgrupper ska bli en”, ”Nya digitala arbetsrutiner ska införas”. De fick tid att analysera deras talsituation, bestämma syfte och använda talstrukturen. Sedan presenterade varje grupp sitt ämne och fick feedback efteråt. Eftersom de pratade om ämnen som de kände igen blev presentationerna autentiska, även diskussionerna efteråt. De insåg hur viktig en tydlig talstruktur är, framför allt när de pratar om beslut eller förändringar som medarbetarna kan missförstå eller har en negativ inställning till. Inför varje presentation valde jag ut tre personer som med mig skulle ge feedback till gruppen efteråt. Att de också fick ge feedback upplevdes som mycket lärorikt och något de även tänkte använda mer på jobbet.
Jag avslutade med en genomgång av vilka lärdomar de tog med sig från första kursdagen. De gick därifrån glada och nöjda. De hade mer än överlevt dagen, de hade insett att de inte var så dåliga och att de kunde genomföra riktigt bra presentationer. Denna trygghet och nya kunskap skulle bli en stor hjälp i deras ledande roll. Efter andra kursdagen uttryckte de en önskan om uppföljning i ämnet och alla 11 deltagarna rekommenderade kursen till kollegor. För mig blev det ännu en bekräftelse på att alla har nytta av retorik och alla kan lära sig det!